Selama beberapa tahun terakhir perkantoran telah berubah secara cukup dramatis. Teknologi baru seperti telekomunikasi, komputer, internet, dan yang lainnya telah memperbaiki efisiensi perkantoran. Para karyawan dapat melakukan perkerjaan dengan lebih baik dari sebelumnya.
Diperkirakan lebih dari 80% dari semua informasi bisnis terekam dalam format kertas. Bagiam ini merupakan bagian dari perkatoran modern yang tidak berubah. Kertas dokumen masih memenuhi laci-laci penyimpan dokumen. Mencari kembali dokumen-dokumen dari tempat penyimpanan ini dapat menjadi pengalaman yang melelahkan. Dokumen dapat salah letak atau bahkan hilang. Sangat jarang ada cadangan (back-up) untuk dokumen seperti ini. Sebuah bencana akan dengan mudah menghilangkan 80% dari data-data bisnis.
Tantangan inilah coba dijawab oleh sebuah sistem manajemen dokumen (Document Management System/DMS). Manajemen dokumen adalah proses digitalisasi kertas-kertas dokumen anda kedalam suatu pustaka on-line yang mudah untuk dicari kembali (searchable).
Proses manajemen dokumen mengintegrasikan berbagai teknologi untuk membuat, menyimpan, dan mengelola pustaka digital anda. Komputer digunakan untuk menyimpan dan mencari kembali dokumen dan pelarik (scanner) digunakan untuk mendigitalisasi kertas dokumen kedalam format elektronik. Jaringan komputer memungkinkan akses ke pustaka digital anda secara remote, dalam satu kantor, atau dari manapun.
Sekali data-data anda telah didigitalisasi, anda dengan mudah membuat back-up yang bisa disimpan ditempat yang aman. Hal ini akan memastikan data-data akan aman pada saat terjadi bencana.
Proses manajemen dokumen juga akan menghasilkan perbaikan produktifitas dari karyawan. Mereka dapat mencari informasi yang diperlukan dari komputer mereka, dibandingkan mengali tumpukan dokumen dalam suatu penyimpan. Setelah kita mendapatkan dokumen tersebut kita bisa mecetaknya atau melihatnya di layar. Dokumen tidak akan hilang karena kita tidak perlu melakukan pengarsipan kembali. Juga, karena dokumen tersebut dalam format elektronik, ia dapat dilihat secara bersamaan oleh banyak pengguna.
Karyawan yang bekerja secara remote dapat memperoleh akses ke dokumen yang diperlukan dengan segera. Tidak diperlukan lagi untuk melakukan fax atau menunggu pengiriman salinan dari dokumen tersebut. Kita bisa memanfaatkan Internet atau jaringan maya korporasi (Virtual Private Network) kita.
Manajemen dokumen dapat digunakan secara efektif oleh semua organisasi untuk meningkatkan efisiensi dan pemberdayaan para karyawannya. Baik karyawan yang berada dalam lingkukan perkantoran ataupun yang berada di lokasi remote.
Keuntungan pengelolaan dokumen terpadu dian taranya adalah:
· Dokumen tidak lagi mudah tercecer, hilang, salah tempat dan salah dalam pengarsipan
· Waktu yang dibuang untuk mencari dokumen bisa direduksi seminimal mungkin
· Kesimpang-siuran dokumen bisa dihilangkan seperti versi mana yang terbaru atau dipergunakan, dan mana dikirim kepada siapa
· Sebuah tempat tunggal (single point) bisa dibuat untuk secara otomatis untuk memuat semua dokumen elektronik, file, email, catatan, lembar kerja, gambar CAD, dan persentasi misalnya yang berkaitan dengan aktivitas khusus, pelanggan atau suatu proyek tertentu
· Untuk memenuhi ketentuan mengenai penyimpanan dokumen seperti Sarbanes-Oxley, ISO, Basel 2, atau ketentuan perundangan lainnya yang berhubungan dengan retensi dokumen
· Keamanan pasti bisa ditingkatkan dengan kemampuan untuk mengkontrol akses dan meminimalkan resiko kerusakan kerena bencana alam.
· Mengelola koresnpondesi dan pertukaran informasi yang dilakukan melalui e-mail, sehingga kita dapat mencari dengan mudah, memenuhi regulasi untuk retensi dokumen, dan memastikan kita tidak kehilangan informasi yang berharga
· Memastikan bahwa dokumen atau gambar yang akan dipublikasikan atau digunakan sebagai referensi sudah melalui proses kerja dan pengesahan yang semestinya
Untuk Lebih Jelas Silakan Hubungi kami.
